محاسبه حقوق و دستمزد وظیفه کدام قسمت است؟

وظیفه منابع انسانی و حسابداری در فرایند محاسبه حقوق و دستمزد کارکنان چیست؟

از اختلافات رایج این است که حسابداری همیشه به منابع انسانی اعتراض دارد. حسابداری معمولا بر جنبه‌های مالی و قانونی محاسبه حقوق و دستمزد متمرکز است. هر خطای کوچک در محاسبه می‌تواند به مشکلات مالی جدی برای شرکت و حتی شفافیت مالی منجر شود.

به‌طور کلی وظیفه حسابداران این است که بر اساس تمامی اطلاعات مربوط به مالیات‌ها، بیمه، مزایا و سایر هزینه‌های مالی پرداختی‌ها را انجام دهند. درواقع به‌صورت ماهانه اطلاعات مربوطه را از بخش منابع انسانی کسب می‌کنند و بر جنبه‌‌های مالی و قانونی می‌پردازند.

از طرفی، بخش منابع انسانی بیشتر به مسائل شخصی‌سازی شده کارکنان و وضعیت‌های فردی آنها توجه دارد. به همین دلیل، حسابداری ممکن است از مواردی چون اشتباهات در ثبت ساعات کاری، یا ناهماهنگی‌های مربوط به مرخصی‌ها و اضافه‌کاری‌ها شاکی باشد.

درواقع، حسابداری به منابع انسانی می‌گوید: «چرا اطلاعات دقیق‌تری به ما نمی‌دهید؟ چرا ساعت‌های کاری و تعطیلات به‌درستی ثبت نمی‌شود؟»

چالش‌های منابع انسانی در محاسبه حقوق و دستمزد کارکنان چیست؟

بخش منابع انسانی ممکن است از طرف دیگر چنین نگرانی‌هایی داشته باشد: «چرا حسابداری هر بار که کوچک‌ترین اشتباهی در ثبت اطلاعات می‌بینند، آن را بزرگ‌نمایی می‌کنند؟»

منابع انسانی بر روابط فردی و مدیریت منابع انسانی تمرکز دارد و ممکن است گاهی اطلاعات کارمندان را به‌طور دقیق‌تر از آنچه که حسابداری نیاز دارد، ببیند. مدیریت منابع انسانی ممکن است به دلایل زیر از حسابداری ناراضی باشد:

نیاز به انعطاف بیشتر در قوانین

مثلا، در برخی موارد ممکن است حسابداری به سختی با درخواست‌های تغییر ساعات کاری یا مرخصی‌های خاص موافقت کند.

پیچیدگی‌ اطلاعات

محاسبه حقوق، مزایا، کسری‌ها، مرخصی‌ها و ... به‌خصوص در شرکت‌های بزرگ کار دشوار و پیچیده‌ای است. زمانی که اطلاعات مورد نیاز برای پرداخت حقوق به طور ناقص یا دیر ارسال می‌شود، حسابداری پرداختی‌ها به مشکل می‌خورد. منابع انسانی باید اطلاعات بیشتری برای راحت‌تر شدن فرآیندهای حسابداری ارائه دهد.

کمبود درک متقابل

منابع انسانی اغلب به دلیل پیچیدگی‌های انسانی و فردی، نیاز به پردازش اطلاعات خاصی دارند که ممکن است برای حسابداری اهمیت نداشته باشد.

چگونه این دعواها را به نفع سازمان حل کنیم؟

برای جلوگیری از این دعواهای بی‌پایان، به یک روند همکاری مستمر و شفاف نیاز است. در اینجا چند راهکار موثر برای کاهش این اختلافات پیشنهاد می‌دهیم.

هماهنگی و ارتباطات بهتر

هر دو بخش باید به طور مرتب با یکدیگر جلسات هماهنگی برگزار کنند و اطلاعات را با دقت و به‌موقع رد و بدل کنند. همکاری در مراحل اولیه می‌تواند بسیاری از مشکلات را پیش از وقوع حل کند.

استفاده از نرم‌افزارهای یکپارچه

استفاده از سیستم‌های نرم‌افزاری مدرن که وظایف حسابداری و منابع انسانی را در یک بستر یکپارچه مدیریت می‌کنند، می‌تواند بسیاری از مشکلات را برطرف کرده و هم‌زمان با کاهش خطاهای انسانی، سرعت عملکرد را افزایش دهد. یکی از بهترین نرم‌افزارها در این حوزه نرم‌ افزار حضور و غیاب و نرم افزار حقوق و دستمزد ویسمن است که علاوه‎ بر محاسبه حقوق و دستمزد کارکنان بر اساس ساعات حضورشان، بیمه، مالیات، مرخصی و ... را نیز محاسبه می‌کند.

آموزش متقابل

برای کاهش سوءتفاهم‌ها و اشتباهات، برگزاری دوره‌های آموزشی برای هر دو بخش در مورد فرآیندهای یکدیگر می‌تواند مفید باشد. برای مثال، حسابداری باید از مسائل مرتبط با مدیریت منابع انسانی بیشتر بداند و منابع انسانی نیز باید به دقت فرآیندهای حسابداری را درک کند.

تعیین مسئولیت‌های مشخص

مشخص کردن دقیق وظایف هر بخش و تعیین مراحل روشن برای همکاری می‌تواند از ایجاد هرگونه ابهام یا سوءتفاهم جلوگیری کند. برای مثال، تعیین اینکه چه بخش‌هایی مسئول ارسال اطلاعات به حسابداری هستند یا چه زمانی باید اطلاعات در دسترس قرار گیرند، می‌تواند بسیار کمک‌کننده باشد.

استفاده از دستگاه حضور و غیاب

سخت‌افزارهایی مثل دستگاه حضور و غیاب می‌تواند فرایند محاسبه حقوق و دستمزد را تسریع ببخشد و واسطه‌های انسانی را حذف می‌کند. همچنین موجب شفافیت نظم سازمانی می‌شود. دستگاه حضور و غیاب تردد کارکنان را ثبت می‎‌کند و توسط نرم‌افزار حضور و غیاب و حقوق و دستمزد کارکرد کارمندان محاسبه می‌شود. این دستگاه می‌تواند برای همیشه به دعوای میان منابع انسانی و حسابداری پایان بدهد.

سخن آخر

در نهایت، بخش‌های حسابداری و منابع انسانی در سازمان‌ها باید درک کنند که هدف نهایی هر دو بخش یکی است؛ پرداخت حقوق و دستمزد به‌موقع و صحیح. برای رسیدن به این هدف، لازم است که از اختلافات کوچک جلوگیری کرده و روابط خود را به سمت همکاری و شفافیت هدایت کنند. در این صورت، علاوه بر کاهش تنش‌ها، دقت و کارایی فرآیندهای حقوق و دستمزد نیز به‌طور چشمگیری افزایش خواهد یافت.

اگر سازمان شما هم با مشکلات مشابهی روبه‌رو است، شاید وقت آن رسیده که فرآیندهای موجود را بازبینی کرده و از ابزارهای مناسب برای ارتقاء هماهنگی و همکاری میان بخش‌ها استفاده کنید.