سيستم هاي اطلاعاتي مديريت

صبح ساحل ، اجتماعی - گروه مديران:امروزه در عرصه رقابتي امروز  بحث هوش تجاري و بحث داده کاوي وتحليل ديتاها ي حجيم  يک امر کاملا استراتژيک وراهبردي براي  موفقيت وتوسعه پايدار شده  وروز به روز ما باحجم بالاي اطلاعات مواجه هستيم به همين جهت به بهانه حضور جناب آقاي امامي از اساتيد برجسته حوزه فناوري اطلاعات و  سيستم هاي اطلاعاتي برآن شديم تا از تجربيات ايشان استفاده کرده که گفتگوي ذيل حاصل آنست و تقديمتان مي گردد :

در ابتدا خودرا معرفي کنيد ؟

من سعيد امامي هستم ، داراي مدرک تحصيلي کارشناسي IT ، کارشناسي ارشد مديريت اجرايي و  بيش از 40سال است که در حوزه فناوري اطلاعات  فعاليت مي‌کنم . در اين 40 سال در زمينه‌هاي برنامه‌نويسي ، مشاوره و اجرا و نظارت برپروژه هاي IT  و پروژه هاي خدمات مديريتي فعاليت داشتم  و در حال حاضر مدير عامل شرکت  مشاوران  فناوري اطلاعات آگاهان ، مدرس سازمان مديريت صنعتي ، عضوهيئت مديره انجمن مديريت اجرايي ، عضو تحريريه مجله گزارش کامپيوتر ، عضو هيئت مديره و سرپرست  کار گروه ERPدر انجمن انفورماتيک ايران  ، عضو کميسيون نرم‌افزار و سرپرست کارگروه ERPدر نظام صنفي رايانه‌اي کشور هستم . در دوره هاي تحصيلي  مديريت صنعتي استان هرمزگان هم  درس سيستم‌هاي اطلاع مديريت را تدريس مي‌کنم .

سيستم‌هاي اطلاعاتي را براي ما تعريف کنيد ؟

به طور کلي اگر ما بخواهيم تعريف خلاصه‌اي از سيستم‌هاي اطلاعاتي باشيم بايد تعريف ساده اي از داده داشته باشيم .  داده اطلاعات خامي است که  از ترکيب چند علائم  ايجاد شده است . داده ها زماني که با هم ترکيب مي شوند يک فاکتور واطلاعات بدست مي آيد . ترکيب اين اطلاعات با هم يکسري اطلاعات به ما مي دهد که ماموريت سيستم هاي اطلاعاتي مديريت براي بهره‌برداري و تصميم‌گيري و تصميم‌سازي مديران  است .  به طور کلي طبيعتاً بر حسب اينکه اين داده‌ها و اطلاعات چه اندازه خام و چه اندازه در سطوح پايين سازمان استفاده شود متفاوت است .

انواع سيستم هاي اطلاعاتي معمولا به چند دسته تقسيم مي شوند ؟

سيستم‌هايي که معمولاً در حد تراکنش‌هاي اوليه در سازمان‌ها استفاده مي‌شود  اصطلاحاً به آن سيستم‌هاي تراکنشي عملياتي مي نامند که اکثر سازمان‌ها اين‌گونه سيستم‌ها را دارند و با آن آشنا هستند . مثل سيستم هاي حسابداري ، انبار ، منابع انساني ، توليد و اين‌ها ديتاها و اطلاعاتي هست که از سطوح عملياتي سازمان‌ها جمع آوري مي شود . در اين سيستم کارهايي را که در گذشته به صورت دستي انجام مي شده به صورت مديريت شده و مکانيزه جمع‌آوري مي‌کنند و حجم اطلاعات را در آن نگهداري مي کنند و از آن خلاصه گزارشات مديريتي تهيه مي کنند و عمليات اجرايي سازمان‌ها را به کمک فناوري اطلاعات اجرايي تر مي نمايند . در حال حاضر استفاده از اين گونه سيستم‌ها تقريباً در اکثر سازمان‌ها ي دنيا و ايران يک امر بديهي شده است . درست مثل اين مي‌ماند که شما زماني که بچه  تان 6سالش مي شود و مي‌خواهد به مدرسه برود هيچ وقت فکر نمي‌کنيد آيا من بفرستمش مدرسه يا نفرستمش.  در سازمان‌ها هم زماني که کار مالي انجام مي‌شود ديگر به آن فکر نمي کنند که دستي انجام دهند يا با نرم‌افزار انجام شود . براي اين گونه سيستم‌ها بر حسب کوچک بودن يا بزرگ بودن سازمان انواع سيستم‌هاي اطلاعاتي تراکنشي وجود دارد . نرم‌افزارهايي هستند که  در حد ساده و به درد اصناف و سازمان‌هاي کوچک مي‌خورد و قيمت آنها کمتر و نرم‌افزارهايي هستند که به‌صورت بسته‌هايي نرم‌افزاري بزرگ‌تر و پکبج طراحي شده اند و قيمت آنهاکمي بيشتر است ولي در ايران با عددهاي بيشتر حدود دو تا سه ميليون تومان مي‌شود يک نرم‌افزار حسابداري يا يک بسته نرم‌افزاري حقوق و دستمزد ، انبار يا امثال اين‌ها  را تهيه کرد .  اين سيستم‌ها زماني که بزرگ‌تر و پيشرفته‌تر مي‌شوند با همديگر يکپارچگي اطلاعاتي برقرار مي‌کنند .  اصطلاحاً از يک بانک اطلاعاتي يکپارچه استفاده مي‌کنند و مي‌شوند مجموعه سيستم يکپارچه که در برند هاي مختلف و نام‌هاي مختلف در کشور ما وجود دارد .  اين سيستم‌ها يک مجموعه سيستم‌هاي مالي ، اداري و  توليدي را به صورت يکپارچه طراحي کرده اند و عرضه مي‌کنند و طبيعتاً با بزرگ‌تر شدن سازمان‌ها و يکپارچه شدن اين سيستم‌ها قيمت آنها و نوع سرويس و خدماتي که مي‌دهند بيشتر و بيشتر مي‌شود . در يک مرحله بالاتر زماني که همة اين سيستم‌هايي که يک واحد اقتصادي يا يک سازمان بزرگ به آن نياز دارد به اين سيستم‌ها معمولاً مي‌گويندسيستم‌هاي اطلاعات مديريت . امروزه  در بيش از 50 شرکت ايراني هستند که اين گونه سيستم‌ها را به بازار عرضه مي‌کنند و سازمان‌ها برحسب کوچکي و بزرگي شان از آن استفاده مي‌کنند .

طبقه بندي خاصي در اين خصوص وجود دارد ؟

اگر به طور خلاصه بخواهيم سيستم‌هاي اطلاعاتي را طبقه بندي کلي کنيم از دو جنبه مي‌شود اين سيستم‌ها را طبقه‌بندي کرد . يکي از طبقه بندي ها برحسب لايه‌هاي سازماني در لايه هاي  پاييني سازمان است و شامل سيستم‌هاي عملياتي تراکنش هاست  که سيستم‌هايي هستند که عمليات ديتاهاي سازمان و اطلاعات سطوح پايين و روزمره سازمان را جمع‌آوري مي‌کند . مثل سيستم انبارو حقوق و دستمزد. در لايه‌هاي بالاتر سيستم‌هايي هستند که به مديران مياني سازمان کمک مي‌کنند اين سيستم‌ها را هم عمدتاً به دو گروه طبقه‌بندي مي کنند . اول سيستم‌هاي پشتيبان تصميم‌گيري و اصطلاحاً در کتاب‌ها بعضي اوقات MIS  گفته مي‌شود که همان سيستم‌هايي هستند که خلاصه گزارشات مديريتي تهيه مي‌کنند .اين سيستم‌ها تصميم‌سازي مي کنند ولي تصميم گيري نمي کنند. بعبارتي، تصميم‌سازي مي‌کنند ولي تصميم‌گيري نمي‌کنند . يعني گزارشات مديريتي را به‌صورت تحليلي در مي‌آورند. سيستم‌هايي مثل سيستم قيمت تمام شده سيستم‌هايي هستند که در لايه DSSها قرار مي‌گيرند.  اين سيستم‌ها اطلاعات روزمره و در گردش مالي را در يک دوره‌هاي زماني جمع آوري و گزارشات خلاصه شده و طبقه‌بندي شده را براي تصميم گيري سطوح مختلف مديران مياني در مي‌آورند.  در سطوح بالاي سازماني هم ما سيستم‌هاي پشتيبان تصميم‌گيري مديريت ارشد را داريم که کمک مي‌کند براي تصميم‌گيري و برنامه‌هاي بلندمدت مديريت ارشد . اين طبقه‌بندي کلاسيک سطوح است .  يک طبقه‌بندي ديگر هم در رابطه با سيستم‌هاي پيشرفته داريم که جنس آن متفاوت است . از نظر عمودي يا بخش‌هاي مختلف سازمان سيستم‌ها را به چهار گروه اصلي تقسيم بندي مي کنند.  سيستم‌هايي که در حوزه منابع انساني هستند . مثل سيستم پرسنلي و حقوق و دستمزد و انواع سيستم‌هاي اطلاعاتي که با شماره پرسنلي يا با خود پرسنل سر وکار دارند . گروه دوم انواع سيستم‌هاي مالي هستند که به نوعي با بحث‌هاي مالي سروکار دارند  . مثل سيستم‌هاي دفترداري يا حسابداري ، بودجه، خزانه داري حسابداري اموال و گروه سيستم‌هايي که بحث‌هاي مالي را در سازمان‌ها مديريت مي‌کنند.  گروه سوم سيستم‌هاي فني و توليدي هستند.  مثل سيستم برنامه‌ريزي ، توليد ، کنترل توليد ، مديريت مواد، انبارداري ، تعمير و نگهداري و سيستم‌هاي گروه فني که اينها عمدتاً با قطعه و مواد و محصول سروکار دارند و گروه چهارم سيستم‌هاي بازرگاني هستند. مثل سيستم‌هاي تدارکات ، خريد فروش ، بازاريابي و ... از منظر ديگر  هم مي‌شود اين سيستم‌هارا  طبقه بندي کرد .  از نگاه سيستم‌هاي پيشرفته سازماني باز مي‌توانيم بگوييم که هر سازمان خصوصاً سازمان‌هاي بزرگ احتياج به انواع نرم‌افزارهاي پيشرفته دارد که اصطلاحاً به آن برنامه‌ريزي منابع سازمان مي‌گويند . برنامه‌ريزي منابع سازمان در نگارش‌هاي قديم‌تر يا اوليه فقط به صورت يکپارچه اطلاعاتي و فرايندي مجموعه سيستم‌هاي اطلاعاتي درون يک سازمان را مديريت مي‌کرد . معروف‌ترين برندي که  روي ERP  کار شده است و در دنيا شناخته شده است و در حال حاضر هم بيشترين سهم بازار را دارد SAP هست که يک کمپاني که ابتدا آلماني بود والان جهاني  وچند مليتي شده بيشترين سهم بازار راSAP دارد . در حال حاضر در هيچ نقطه از دنيا با استفاده ي  روز افزون وگسترده اي که IT  وارد تمام  اجزاي زندگي روزمره ما واجزاي کسب وکار ما شده ميشود اين جمله را گفت که ديگر هيچ فردي يا شرکتي  بدون استفاده جدي واثر بخش از فناوري اطلاعات نمي تواند به توسعه پايدار دست پيدا بکند براي همين رويکرد حرکت به سمت خريد سيستم  هاي  يکپارچه  اطلاعاتي  وحرکت به سمت  سيستم هاي پيشرفته سازماني  رفته است.، بنابراين سازمانها بايستي با يک همدلي خوب  وبا يک شناخت خوب تلاش بکنند که استفاده از اين فناوري در حد مطلوب و اثر بخش در کشور جاري شود  ، از منظر سيستم هاي پيشرفته مي شود گفت در کل سازمانها ERPرا داريم ، اين سازمانها دوبال دارند ،بال بيروني دارند سيستم SCM ياسيستم پشتيباني زنجيره تامين  که سيستم هايي هستند که رابطه ي شرکت را با تامين کنندگانش به شکل يکپارچه برقرار مي کند وسيستم CRM  يا مديريت مشتريان که  ارتباط پيشرفته سازمان را با مشتريانش برقرار مي کند.در گذشته اين سيستم ها جدا از هم بودند الان در کمپاني هاي بزرگ با هم ادغام شده اند  بالاي اين سيستم ها سيستمهاي KMS هست  که مديريت دانش را  به صورت يک چتر روي همه اين سيستم ها  رهبري مي کند، سيستم هاي مديريت دانش از جنس هاي متفاوتي هستند که شناخته ترين ومعروفترين انها  که سازمانها زياد از آن استفاده مي کنند بحث  هوش کسب وکار هست که باز اين به شکل يک چتري بالاي سازمانها قرار گرفته وبه سازمانها کمک  مي کند که بتوانند به کمک اينگونه سيستم ها اطلاعات حجيم و زيادي را که از بدنه وبيرون سازمان  جمع کرده اند تحليل وطبقه بندي کنند  وانواع داشپورد هاي مديريتي را طراحي بکنند وبتوانند با شناسايي شاخص هاي مهم تصميم گيري  مديريت اين شاخص ها تصميم هاي خيلي مهم وکليدي  بگيرند ، در عرصه رقابتي امروز  بحث هوش تجاري و بحث داده کاوي وتحليل ديتاها ي حجيم  يک امر کاملا استراتژيک وراهبردي براي  موفقيت وتوسعه پايدار شده  وروز به روز ما بااين حجم بالاي اطلاعات بيشتر مواجه هستيم چه اطلاعات ساخت يافته اي که در سيستم هاي  اطلاعاتي هست ،چه حجم زياد اطلاعات غير ساخت يافته اي که در ايميل وپيامک وانواع محيط ها مدياهاي فناوري اطلاعات  که الان در حد ميليارد مورد در روز رد وبد ل مي شود  ونمي شود از اين ديتاها صرف نظر کرد وهرگونه تصميم گيري بستگي دارد که ما چه شکلي اين حجم ديتاهاي بزرگ کار بکنيم

چه توصيه هاي کابردي براي مديران استان داريد ؟

مشکل بزرگي که سازمانهاي استاني دارند              ، اينست که هيچ کس ته ذهنش اين حس را ندارد که سيستم هاي اطلاعاتي بدند و يا به درد نمي خوردند ولي متاسفانه  رويکرد استفاده  از فناوري اطلاعات در خيلي از سازمانهاي کوچک ومتوسط کشور ما دقيق نيست . علتش اين است که  ما همزمان با استفاده از فناوري اطلاعات بايد زير ساختها يا فرايند هاي  کاري خودمان را هم بهبود ببخشيم .

 من هميشه سه تعبير براي خريد سيستم هاي اطلاعاتي پيشرفته دارم که مي توانيم بابت آن هيچ هزينه نکنيم . اگر هم هزينه نکنيم  هزينه  يک فرصت از دست رفته است، وخيلي از فرصتهاي ديگر را . پس دوتا راه حل داريم  . بخريم هزينه دارد ونخريم هزينه فرصت از دست رفته داريم . يک حالت سومي وجود دارد که  من توصيه مي کنم مديران شديدا از اين حالت سوم پرهيز کنند  و آن اين هست که ما بد خريد کنيم  يا بد از سيستم هاي اطلاعاتي استفاده کنيم. در حقيقت اگر بدون اينکه يک فنداسيون درستي داشته باشيم شروع کنيم به کار کردن يا فرايند هاي غلطمان را عينا مکانيزه کنيم ،  اين مي شود راه بازنده که هم هزينه کرديم  و هم به نتيجه مطلوب نرسيده ايم  وهم احتمالا دوباره کاري هاي زيادي را در سازمانمان ايجاد کرده ايم . بدون استفاده اثر بخش از فناوري اطلاعات هيچگونه توسعه پايداري امکان پذير نيست  ولي با استفاده غلط از فناوري اطلاعات نه تنها  به توسعه پايدار نمي رسيم بلکه دچار عقب افتادگي وفرصت سوزي هم مي شويم .  براي اينکه بتوانيم با استفاده اثر بخش از فناوري اطلاعات  به موفقيت برسيم نياز هست که مديران استاني به چند نکته توجه داشته باشند

بررسي کنند که آيا سازمانشان آمادگي لازم براي جذب  اين فناوري برخوردار است يا نه ؟ اگر برخوردار نيست آن بستر را مهيا کنيد . در حقيقت اگر فرهنگ سازماني شان وسيستم هايشان  وفرايندهاي کاريشان مشکل دارد . صرفا با خريد سيستمهاي اطلاعاتي حل نمي شود . اينکه چقدر سازمانشان متعالي هست مهم است پس بروند درتعالي سازمانشان کار کنند . پيگيري کنند  چقدر بدنه سازمانشان  نياز به آموزش دارد و  روي آموزش  وتوسعه  فرهنگ پيشرفته  کسب وکار در سازمانشان کار کنند . 

متناسب با اين اقدام ها وفعاليتها وطرح هاي  بهبودي که در سازمانشان انجام مي دهند تلاش هم بکنند تا با بهره گيري از مشاور هاي  مناسب وبا تجربه راه حلهاي درستي را براي سازمانشان انتخاب کنند .  چيزي که در کشور ما هنوز به آن بها داده نمي شود استفاده صحيح از مشاور است . فارغ التحصيلان کم تجربه ممکن است در ابتداي کار نتوانند  خريد هاي مناسبي را براي سازمانشان بخرند و در صورت خريد هاي بد هزينه هاي آن بسيار بيشتر از هزينه اول يک مشاوره است .  پس مديران با استفاده از آموزش نوين واستفاده از مشاور براي کاربردي تر کردن وجذب اينگونه مديريت ها در سازمانهايشان بهره بيشتر بگيرند .