آموزش سامانه پلمپ دفاتر تجاری 1403 در اداره ثبت شرکتها

سامانه پلمپ دفاتر تجاری تنها راه درخواست دفاتر قانونی شرکت در وب سایت اداره ثبت شرکتها بوده که اشخاص حقیقی و حقوقی هر سال باید از این طریق برای درخواست و پیگیری دریافت دفاتر پلمپ خود اقدام کنند.

سامانه پلمپ دفاتر تجاری چیست؟

سامانه پلمپ دفاتر تجاری یکی از سامانه های اینترنتی زیر نظر سازمان ثبت اسناد و املاک کشور است. هم‌اکنون این سامانه به نشانی irsherkat.ssaa.ir در دسترس کاربران قرار دارد. پیش از آن که شیوه کار بار با سامانه پلمپ دفاتر تجاری را مورد بررسی قرار دهیم، ابتدا ضروری است با مفهوم دفاتر تجاری و برخی از مقررات قانونی مربوط به آنها آشنا شویم. مطابق با ماده 6 قانون تجارت کلیه تجار و بازرگانان باید دفاتر تجاری داشته باشند. دفتر کل، دفتر روزنامه، دفتر دارایی و دفتر اندیکاتور(کپیه)، به عنوان مهمترین دفاتر تجارتی شناخته می شوند که هر تاجری باید آنها را داشته باشد. به طور کلی در دفاتر تجاری تاجر باید کلیه معاملات، بستانکاری ها، بدهکاری ها، اموال منقول و غیر منقول و ... ذکر شود.

پیش از آن که دفتر تجارتی تکمیل شود، باید توسط مامور اداره ثبت شرکت ها برگ شماری و پلمپ شود. پیش از این، پلمپ دفاتر تجارتی تاجر تنها به شیوه حضوری و با مراجعه به اداره ثبت شرکت ها ممکن بود. در حال حاضر با تاسیس سامانه اینترنتی اداره ثبت شرکت ها، کلیه اقدامات لازم برای تکمیل اظهارنامه پلمپ دفاتر تجاری و ثبت آن به شیوه غیر حضوری انجام می شود. در ادامه مراحل و شیوه استفاده از سامانه پلمپ دفاتر تجاری را مورد بررسی قرار می دهیم.

(سامانه پلمپ دفاتر تجاری)

چگونگی استفاده از سامانه پلمپ دفاتر تجاری

بعد از ثبت شرکت و برای استفاده از سامانه پلمپ دفاتر تجاری باید یک سیستم هوشمند متصل به اینترنت از جمله رایانه، گوشی تلفن همراه و ... در دسترس داشت. پس از مراجعه به نشانی اینترنتی https://irsherkat.ssaa.ir/Design/RqstAdmission/PolompRequest.aspx در اداره ثبت شرکت ها، باید اظهارنامه پلمپ دفاتر تجاری را تکمیل نمایید. برای انجام این کار باید مراحل زیر را انجام دهید:

• نخست می بایست مدارک مورد نیاز برای تکمیل اظهارنامه پلمپ دفاتر، از جمله شناسنامه متقاضی، اساسنامه شرکت و ... اسکن شوند.
• پس از ورود به سامانه اینترنتی اداره ثبت شرکت ها، در صفحه اصلی این سایت باید بر روی گزینه «اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی» کلیک شود.
• پس از کلیک بر روی گزینه مزبور، فرم اظهارنامه الکترونیکی پلمپ دفاتر تجاری به نمایش در می آید. در این بخش متقاضی پلمپ دفاتر باید کلیه اطلاعات مورد نیاز برای ثبت درخواست از جمله مشخصات مربوط به سال مالی و ... را درج نماید.
• فایل مدارکی که پیش از این اسکن نموده اید را در این مرحله باید در سامانه پلمپ دفاتر بارگذاری کنید.
• پس از تکمیل فرم اظهارنامه پلمپ دفاتر و ثبت آن، متقاضی می بایست هزینه پلمپ و ثبت دفاتر مزبور را پرداخت کند. پرداخت هزینه های مورد نیاز در سامانه پلمپ دفاتر تجاری به شیوه اینترنتی و از طریق درگاه های بانکی شبکه شتاب صورت می گیرد.

مهمترین نکات حقوقی در زمینه استفاده از سامانه پلمپ دفاتر تجاری

در زمینه استفاده از سامانه پلمپ دفاتر تجاری، توجه به نکات حقوقی زیر ضروری است:

• پس از این که دفاتر تجاری پلمپ و ثبت شدند، تاجر مکلف است به صورت منظم نسبت به نگارش دفاتر مبادرت نماید. بر مبنای قانون تجارت هرگونه دستکاری در نوشته های دفاتر تجاری ممنوع است. همچنین تاجر یا اشخاص تحت امر او نمی توانند در حاشیه یا بین سطور دفاتر تجاری، مواردی را درج کنند. علاوه بر این هرگونه امحا یا محو کردن اطلاعات مندرج در دفاتر تجاری ممنوع است.
• همانطور که اشاره شد دفاتر تجاری اگر به شیوه قانونی و با رعایت مقررات مربوط تنظیم شده باشند، در روابط میان بازرگانان از اعتبار و سندیت برخوردار خواهد بود. اگر دفتر تجاری مطابق با مقررات مربوط تنظیم نشده باشد، تنها به ضرر تاجر قابلیت استناد دارد.
• چنانچه تاجر یا افراد تحت امر او به صورت عمدی دفاتر تجاری با صورت خلاف واقع تنظیم کنند، مرتکب جرم جعل موضوع ماده 533 بخش تعزیرات قانون مجازات اسلامی خواهند شد. مجازات این جرم مطابق با ماده مذکور حبس تعزیری و جزای نقدی است.

(استفاده از سامانه)

  مدارک مورد نیاز برای استفاده از سامانه پلمپ دفاتر تجاری

آنچنان که گذشت برای استفاده از سامانه پلمپ دفاتر تجاری، باید فایل اسکن شده مدارک مورد نیاز در سامانه مربوطه بارگذاری شود. مدارک مورد نیاز برای پلمپ دفاتر تجاری با توجه به نوع شخصیت متقاضی پلمپ دفاتر متفاوت است. چنانچه شخص حقیقی تاجر تقاضای پلمپ دفاتر تجاری را مطرح کند، باید فایل اسکن شده مدارک زیر را در سامانه پلمپ دفاتر تجاری بارگذاری کند:

• شناسنامه و کارت ملی مدیر عامل و اعضای هیات مدیره شرکت؛ در صورتی که دفاتر تجاری برای شرکت تهیه شوند، باید مدارک شناسایی مدیر عامل و اعضای هیات مدیره شرکت باید در سامانه مذکور بارگذاری شود.
• اساسنامه و آگهی آخرین تغییرات شرکت؛ پلمپ دفاتر و دریافت آن برای شرکت های تجاری مستلزم بارگذاری اساسنامه و سایر اسناد مربوط به آخرین تغییرات شرکت است. اساسنامه مهمترین سند رسمی یک شرکت به شمار می رود که مشخصات مربوط به موضوع شرکت، سرمایه شرکت و ... بر روی آن قید می شود. برای تکمیل اظهارنامه پلمپ دفاتر تجاری، اساسنامه شرکت نیز باید در سامانه مربوط بارگذاری شود.
• رسید پرداخت هزینه های مربوط به پلمپ دفاتر؛ همانطور که اشاره شد پلمپ و ثبت دفاتر مستلزم پرداخت هزینه ای تحت عنوان حق الثبت به اداره ثبت شرکت ها می باشد. پرداخت هزینه های مربوط به پلمپ دفاتر تجاری از طریق اینترنت و درگاه های بانکی شبکه شتاب انجام می پذیرد.
• مدارک مربوط به مرکز شرکت؛ پس از تایید اظهارنامه پلمپ دفاتر تجاری، دفاتر تجاری مورد تقاضا ثبت شده و به نشانی شرکت ارسال می شود. از همین رو نشانی مرکز شرکت نیز می بایست در اظهارنامه پلمپ دفاتر تجاری قید شود.

مدارک مورد نیاز برای اشخاص حقیقی

چنانچه شخص حقیقی مثل تاجر یا بازرگان متقاضی پلمپ دفاتر تجاری باشد، باید فایل اسکن شده مدارک زیر را در سامانه پلمپ دفاتر تجاری بارگذاری کند:

• شناسنامه و کد ملی شخص حقیقی
• مدارک مربوط به تاجر بودن شخص حقیقی از جمله کارت بازرگانی و ... .  
• نشانی دفتر تاجر یا مرکز امور مهم او؛ همانطور که اشاره شد ذکر نشانی در سامانه پلمپ دفاتر تجاری برای این است که دفاتر مورد تقاضا پس از پلمپ شدن به نشانی تاجر ارسال شود.
• رسید مربوط به پرداخت هزینه های ثبت

مهمترین کاربردهای دفاتر تجاری

دفاتر تجاری کاربردهای مختلفی دارند و در روابط بین تاجر آثار فراوانی بر جای می گذارند. یکی از مهمترین کاربرد های دفاتر تجاری این است که دفاتر مذکور مبنای تعیین و محاسبه مالیات های قابل پرداخت توسط تاجر قرار می گیرند. مطابق با قانون مالیات های مستقیم، شخصی که می بایست مالیات پرداخت کند را اصظلاحاً مودی مالیاتی می نامند. تاجر به عنوان مودی مالیاتی باید هر دوره پس از پایان یافتن سال مالی، اظهارنامه مالیاتی را تکمیل کرده و به اداره امور مالیاتی ارسال کند.

دفاتر تجاری تاجر به عنوان مهمترین سند، برای محاسبه و تعیین مالیات مد نظر اداره امور مالیاتی کشور قرار می گیرد. بنابراین چنانچه ثابت شود تاجر برای عدم پرداخت مالیات یا پرداخت کمتر مالیات، در دفاتر تجاری مرتکب جعل و تزویر شده است، به جرم فرار مالیاتی موضوع ماده 274 قانون مالیات های مستقیم محکوم می شود. مجازات این جرم عبارت از حبس تعزیری درجه 6 یعنی شش ماه تا دو سال خواهد بود.

از جمله دیگر کاربردهای دفاتر تجاری، می توان به قابلیت استناد این دفاتر در محاکم دادگستری اشاره کرد. در این خصوص باید توجه داشت که اطلاعات مهم و کلیدی زیادی در دفاتر تجاری ثبت می شود. استفاده از این اطلاعات در پرونده های حقوقی و کیفری که در محاکم دادگستری مطرح می شوند، رایج و کاربردی است. از اطلاعات مندرج در دفاتر تجاری می توان دیون و مطالبات تاجر را تشخیص داد.

اگر به تشخیص محاکم دادگستری، ارائه دفاتر تجاری تاجر برای بررسی موضوعات حقوقی و کیفری لازم باشد، دستور ارجاع دفاتر به محاکم دادگستری صادر می شود. اگر حمل همه دفاتر ممکن نباشد، به دستور دادگاه تنها آن بخش از دفاتر که برای روشن شدن پرونده ضروری است خارج نویسی شده و به دادگاه ارائه می شود.

جمع بندی و پایان

کلیه بازرگانان و شرکت های تجاری مطابق با قانون تجارت ایران، باید دفتر تجاری داشته باشند. دفتر روزنامه، دفتر کل، دفتر دارایی و دفتر اندیکاتور به عنوان مهمترین دفاتر تجاری شناخته می شوند که تکمیل آنها برای تجار الزامی است. پیش از آنکه دفاتر تجاری تنظیم شوند، نخست می بایست برگ شماری شده و توسط اداره ثبت شرکت ها پلمپ شوند. در گذشته مراحل قانونی برای پلمپ دفاتر تجاری، تنها به شیوه حضوری و با مراجعه به اداره ثبت شرکت ها ممکن بود.

(مشاوره حقوقی ثبت شرکت)

در حال حاضر علاوه بر شیوه حضوری، به شیوه غیر حضوری و با مراجعه به سامانه اینترنتی اداره ثبت شرکت ها به نشانی irsherkat.ssaa.ir می توان اظهارنامه پلمپ دفاتر تجاری را تکمیل کرد. اگر تجار یا شرکت های تجاری از رعایت مقررات مربوط به پلمپ دفاتر تجاری خودداری کنند، متخلف شناخته شده و به پرداخت جزای نقدی محکوم می شوند. همچنین اگر تغییر و دستکاری در دفاتر تجاری به طور عمدی و برای فرار از پرداخت مالیات صورت گیرد، متخلف به مجازات حبس تعزیری و پرداخت جزای نقدی محکوم خواهد شد.

تکمیل اظهارنامه پلمپ دفاتر تجاری و ثبت آن را می توان به موسسات حقوقی و ثبتی واگذار کرد. گروه ثبتی ثبت یاب با حضور و عضویت متخصصین امور ثبتی، آماده ارائه خدمات حقوقی و ثبتی از جمله ثبت شرکت ها، پلمپ دفاتر تجاری و ... می باشد. برای ارتباط با این گروه کافی است به نشانی اینترنتی www.sabtyab.com مراجعه نمایید.