مدیریت پروژه چیست؟

  صبح ساحل ، اجتماعی -  دکتر بهنام فیض آبادی، دکتری صنایع . مشاور ارشد و مدیرعلمی  دوره های عالی مدیریت MBAگرایش مدیریت پروژه در سازمان مدیریت صنعتی و همچنین دارای نشان مدیریت پروژه حرفه ای از انستیتو مدیریت پروژه آمریکا می باشد . برآن شديم تا به بهانه حضور ایشان در استان هرمزگان ، از تجربيات ايشان استفاده نموده که گفتگوي ذيل حاصل آنست و تقديمتان مي گردد  :

جناب آقای دکتر مدیریت پروژه چیست ؟

 یکی از پذیرفته شده ترین تعاریف مدیریت پروژه عبارت است از : بکار گیری دانش، مهارت ها، ابزار و تکنیک های مرتبط با فعالیتهای پروژه ، جهت تأمین نیازمندیهای پروژه . وقتی یک پروژه شروع می شود تا زمانی که به اتمام برسد رخدادهای مختلفی را پشت سر خواهد گذاشت که برای مواجهه با هریک از آنها باید از قبل برنامه داشت. یک پروژه پر است از محدودیتها . محدودیتهای مالی ، محدودیتهای زمانی، محدودیتهای منابع انسانی و از این قبیل . همچنین یک پروژه انتظارات و توقعات متعددی را نیز باید برآورده کند از جمله اهداف پروژه، انتظارات ذینفعان، حدود کیفیتی و غیره . کلیه این محدودیتها و انتظارات بایستی از ابتدای پروژه تا انتهای آن بصورت هماهنگ و یکپارچه مدیریت شود به گونه ای که تأمین هریک از آنها خللی در تأمین الزامات بخش دیگر بوجود نیاورد و پروژه در زمان تعیین شده و باصرف بودجه ای که از ابتدا برای آن اختصاص یافته و با دست یافتن به اهداف تعیین شده ، به پایان برسد . این کار بدون دراختیار داشتن دانش و مهارت کافی در مدیریت پروژه امکانپذیر نیست.

آیا در زمینه سیستمهای مدیرت پروژه نقشه راهنما و یا استاندارد مدونی وجود دارد ؟

 امروزه در دنیا استانداردها خیلی زیاد هستند امریکا برای خودش مدل دارد ، اروپا دارد استرالیا دارد ، هند، ژاپن و آلمان مدل دارند اما یکی از معروفترین مدل ها ، نقشه راهی است به نام  PMBOK که توسط انستیتو مدیریت پروژه آمریکا منتشر شده و دربسیاری از کشورهای جهان توجه ویژه ی به این مدل شده است . به این مدل از چند جنبه توجه می شود . یکی از لحاظ کامل بودن و دیگری از لحاظ جهانی بودن . این راهنما با جمع آوری و استفاده از بهترین تجارب مدیران پروژه ها در سطح دنیا تهیه و منتشر شده است که این جنبه بسیار مهمی است. وقتی شما پروژه ای را مدیریت می کنید ، نیازی نیست که با سعی و خطا دانش و مهارت لازم را کسب کنید بلکه این راهنما موفق ترین تجارب را دراختیار شما قرار می دهد . این راهنما هر چهار سال یکبار بازنگری می شود و بطور مستمر درحال بهبود است . البته به سازمان هایی که می خواهند سیستم مدیریت پروژه را پیاده سازی کنند پیشنهاد می کنم بدون ایجاد زیرساختهای لازم و بصورت یکدفعه وارد این موضوع نشوند . این سیستمهای مدیریت یک زیر بنا می خواهند و اگر این زیربنا و مبانی آن ایجاد نشده باشد فایده ای به حال سازمان ندارد . عدم توجه به این پیش نیازها در کشور ما رایج است ؛ چنانکه در مورد سیستم مدیریت کیفیت نیز در بسیاری از سازمانها همین اتفاق افتاد . سازمانهای زیادی در کشور ما هستند که با ایزو 9000 سطحی برخورد کردند و آن را پیاده کردند بعد دیدند که فقط پولشان را دور ریخته اند و اثری را در سازمانشان ایجاد نکرده است. سیستم مدیریت پروژه هم همینطور است. چون یک سیستم مدیریتی هست اگر زیربنایش وجود نداشته باشداز این سیستم هم دستاورد خیلی خاصی نصیب سازمان نمی شود.

مهمترین پیش نیاز پیاده سازی نظام جامع مدیریت پروژه در سازمان ها را چه می دانید؟

  به نظر من مهمترین پیش نیاز، دانش و بینش مدیران ارشد سازمان نسبت به لزوم و اهمیت پیاده سازی سیستم مدیریت پروژه در سازمان است و در مرحله بعد توسعه فرهنگ مدیرت پروژه در میان کارکنان سازمان . این موضوع در پیشبرد کار خیلی تعیین کننده است . با اتکا به این زیرساخت سازمان می تواند با دعوت از یک مشاور خوب این سیستم مدیریت را در سازمان جاری نماید . البته باید توجه داشت  که انتخاب یک مشاور خوب بدلیل پیچیدگی مسائل مدیریت پروژه بسیار حائز اهمیت است.

تعریف شما از پروژه موفق چیست؟

 براساس تعاریف پذیرفته شده بین المللی پروژه موفق پروژه ای است که در زمان تعیین شده و با صرف هزینه تا سقف پیش بینی شده بگونه ای به اتمام برسد که اهداف از پیش تعیین شده را برآورده سازد. البته این سه شرط حداقل شرایط مورد قبول متخصصان است و برخی از صاحبنظران شروط دیگری از جمله کیفیت را نیز اضافه کرده اند.

موفقیت اجرای پروژه ها در کشور را بطور عمومی چگونه ارزیابی می کنید ؟

 سئوال شما را با یک مثال پاسخ بدهم . در حوزه پروژه های صنعتی 88000 طرح نیمه تمام هست که از این تعداد 73درصد پیشرفتش بین 0 تا 20 درصد که این به معنی اتلاف منابع است . در واقع در چنین مباحثی بخش اعظم ناکامی ها به سوء تدبیر و سوء مدیریت  برمی گردد و مسائلی مانند تحریم ها در رتبه های پایین تر قرار دارند و شاید یکی از دلایل نام گذاری امسال به نام اقتصاد و فرهنگ با عزم ملی و مدیریت جهادی توسط مقام معظم رهبری ، توجه به همین نگرانی باشد . مدیریت فن و علم است . کنترل و تحلیل و برنامه ریزی می خواهد . اگر ما این کارها را انجام ندهیم همین می شود که متوسط طول عمر پروژه در ایران 10 تا 12 سال می شود در صورتی که در دنیا متوسط عمر پروژه های بزرگ 36 تا 48 ماه است. با این مثال و براساس تعریف پروژه موفق که قبلا ذکر شد ، خودتان هم می توانید وضعیت موجود را ارزیابی کنید.

آیا در کشور خودمان هم نمونه های موفق پیاده سازی سیستم مدیریت پروژه داریم ؟

 بله . پروژه ساخت پالایشگاه امام خمینی شازند اراک ازجمله پروژه هایی در کشور است که در ارزیابی های انجام شده توانسته رتبه های داخلی و بین المللی خوبی بدست بیاورد .البته واقعیت این است که تعداد اینچنین پروژه هایی در کشور زیاد نیست . تمام تلاش ما این است که با فرهنگ سازی و آموزش تعداد پروژه های موفق کشور را به سطح کشورهای پیشرفته و حتی درآینده به بالاتر از آنها هم برسانیم.

با توجه به گفته های بالا به نظر شما راه  حل چیست ؟

 راه حل همان چیزی است که درتمام دنیا از آن استفاده می شود . اول اینکه سازمان ها دانش خود را در حوزه مدیریت پروژه افزایش بدهند که این امر از طریق آموزش صورت می پذیرد. دوم اینکه دانش به تنهایی کارساز نیست باید در کنارش ساختار سازمانی مناسب ، فرآیندها و سیستم های مدیریت پروژه را هم داشته باشیم که این بخش نیز با بهره گیری از مشاورین و صاحبنظران پیاده سازی سیستمهای مدیریت پروژه قابل انجام است . این دو ستون باشد ما به اهدافمان می رسیم. در این رابطه ذکر یک مثال به روشن تر شدن اهمیت آموزش کمک می کند . تحقیقی در استرالیا انجام شده که در آن اثربخشی آموزش مدیریت پروژه را بررسی کرده اند که نتیجه جالبی را درپی داشته است: هر 1 دلار سرمایه گذاری روی آموزش مدیریت پروژه در حدود 63 دلار بازگشت سرمایه دارد. بنابراین سرمایه گذاری روی آموزش سیستمهای مدیریت پروژه از سود آورترین سرمایه گذاریها برای سازمانهای پروژه محور خواهد بود.

درکشور ما بسیاری از پروژه ها توسط مدیران پروژه تصادفی اجرا می شوند . مدیر پروژه تصادفی اصطلاحی است که در مقابل مدیر پروژه حرفه ای بکار می رود. مدیران پروژه تصادفی کسانی هستند که از لحاظ فنی توانمند هستند لکن در دانش و مهارت مدیریت پروژه ضعیف اند. میان مدیریت پروژه تصادفی تا مدیریت پروژه حرفه ای پلی وجود دارد به نام آموزش.

و نکته پایانی برای خوانندگان عزیز ؟

 در بحث مدیریت پروژه یک نکته ای خیلی مهم است و آن بکارگیری تجارب گذشته است . ما وقتی آموزش دیدیم و سیستم مدیریت پروژه را پیاده کردیم و با استفاده از آن اجرای پروژه هایمان را مدیریت نمودیم لازم است تا آموخته های خود در هر پروژه را مستند کنیم و با استفاده از آن سیستم مدیریت پروژه  پیاده شده را جهت پروژه های بعدی بهبود ببخشیم . این کار باعث تولید دانش فنی منحصر به خودمان در حوزه مدیریت پروژه خواهد شد.